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O que os gestores de negócios precisam saber sobre integração de sistemas?

Os negócios exigem cada vez mais pesquisas, estratégias eficientes, acompanhamento de métricas e uma busca por um posicionamento de mercado. E isso passa a demandar ferramentas que geram dados que nem sempre estão interligados. Como consequência, os gestores de negócios têm mais dificuldade para conseguir uma visão centralizada de tudo. 

Para contornar essa problemática, há a possibilidade de integrar os dados de seus sistemas de ERP, CRM, plataformas de e-commerce e outras ferramentas de gestão. Essas informações, quando gerenciadas de forma centralizada, ajudam a empresa a se desenvolver de forma sustentável, gerando ganho de recursos e redução de perdas. 

Neste post, vamos tratar dos benefícios da integração, as etapas do processo, desafios, potencialidades e muito mais. Acompanhe!

Quais os benefícios da integração?

Contar com uma integração assegura a exatidão e eficiência dos processos do negócio. Entretanto, esses não são os únicos benefícios. Acompanhe:

Automação de processos

Processos que seriam realizados manualmente são feitos de forma automatizada, reduzindo o tempo de execução de tarefas, erros e interpretações equivocadas capazes de comprometer as operações internas. Além de automatizados, os processos podem ser dinamizados, aumentando a economia e a produtividade.

Melhoria na comunicação

Por agregar todas as informações em uma só interface, é possível que os envolvidos tenham conhecimento sobre suas atribuições e como elas impactam no negócio como um todo. Essa característica facilita a circulação de dados da empresa entre os colaboradores com acesso àquela informação.

Como resultado, a organização passa a contar com uma comunicação mais eficiente e processos mais fluidos. Dessa forma, ela pode realizar suas atividades com mais clareza e tomar decisões pautadas em dados, e não na intuição.

Minimização de erros

Em uma gestão que não conta com sistemas integrados, os processos são divididos em muitas tarefas realizadas por uma ou mais pessoas. No dia a dia, essas tarefas podem ser proteladas, executadas de forma equivocada ou esquecidas, acarretando em perda de recursos e até problemas mais graves. Um sistema integrado evita esses e outros entraves, prevenindo a necessidade de retrabalho.

Além deles, a integração de sistemas permite:

  • integridade de dados;
  • maior velocidade no processamento das informações;
  • ampliação da visão gerencial;
  • monitoramento do que ocorre na empresa em tempo real;
  • redução de custos;
  • aumento da produtividade;
  • gestão inteligente de estoque e recursos.

Quais são os desafios e as potencialidades da integração de sistemas?

Entre os desafios em realizar uma integração de sistemas efetiva está a capacidade de alinhar expectativas e necessidades do empreendimento. Muitas vezes, a empresa adota várias ferramentas, como um CRM, um sistema de RH, outro sistema para o controle financeiro e, quando se dá conta, há uma desordem geral. Cada setor pode até trabalhar bem com sua aplicação em específico, mas, no geral, há problemas. 

O principal desafio será determinar quais dados e ferramentas serão integrados e quais plataformas serão utilizadas para esse fim. Nessa fase, costumam surgir os entraves, as recusas por parte dos gestores e funcionários, em especial para mudanças nos processos que eles julgam dar certo. A maior questão passa a ser mais cultural do que organizacional ou estrutural.

Em contrapartida, vivemos em um cenário que as organizações de pequeno porte podem competir com as de grande porte, uma vez que a tecnologia reduziu as barreiras que impediam que elas pudessem ter recursos tecnológicos de ponta. Os sistemas em nuvem estão cada vez mais simples e sem customizações, o que diminui seus custos de implementação e aumenta sua disseminação entre as companhias.

Como funciona o processo de integração dos sistemas?

O processo de integração começa com planejamento, a partir de um cronograma bem definido dos dados que serão integrados, as metas e os objetivos. Ocorre que ela só funcionará de forma plena se houver uma estratégia definida, capaz de promover a criação de processos com maior comunicação, colaboração entre os envolvidos e alinhamento das estratégias da companhia.

Os gestores de negócio devem definir o que será integrado e quem terá acesso. Serão necessárias soluções que permitam que as informações sejam compartilhadas entre os diferentes setores de forma dinâmica e em cloud. Nesse contexto entram os APIs (Application Programming Interface), que, junto com as plataformas em nuvem, viabilizam a criação de uma interface de comunicação.

APIs são interfaces que permitem que aplicações possam requisitar e modificar dados ou simplesmente “fazer a ponte” entre dois ou mais sistemas. Eles agilizam a adaptação dos sistemas à rede, facilitando a troca constante de informações.

É seguro?

Evidente que sim. Ao integrar os sistemas à nuvem, a comunicação ganha não só mais agilidade como também segurança e confiabilidade. Os dados são acessados a partir de ambientes isolados, oferecendo ao gestor a possibilidade de distribuir as melhorias de forma automática para os demais usuários.

Existem diversas plataformas que apresentam uma série de certificados de segurança e criptografia. Assim, toda a comunicação ocorre a partir de canais seguros, que conferem maior resguardo às operações.

O que levar em consideração ao escolher um sistema de integração?

É importante se dar conta que os sistemas não farão todo o trabalho sozinhos, sendo fundamental uma postura que preze pelo alinhamento da tecnologia com as estratégias.

Comece avaliando se o sistema de integração contribuirá para o aumento da produtividade e qual retorno vai trazer. É indispensável, nesse momento, unir os objetivos estratégicos com uma tecnologia que possa apresentar os indicadores de desempenho relevantes para o negócio.

Os gestores também devem avaliar se as soluções adotadas atualmente pela companhia permitem a integração. Ocorre que as ferramentas podem estar obsoletas e podem não servir para os reais propósitos no mercado em que estão. Se for essa a situação, é o momento adequado para fazer substituições.

O mapeamento de processos é essencial antes da escolha, assim a integração ocorrerá de forma mais ágil, reduzindo custos e ampliando a sua capacidade. Nesse sentido, o desmembramento de macroprocessos em microprocessos proporciona uma maior compreensão das interdependências dos setores.

A partir daí, o negócio conseguirá identificar quais sistemas devem ser integrados, como será feita essa integração e por que motivo. Assim, os gestores de negócios têm nas mãos o que é preciso para alavancar resultados e crescer.
 

Gostou do que leu? Então aprofunde-se no assunto! Este outro artigo trata especificamente de como a integração contribui com aumento das vendas. Boa leitura!

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