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Integração ERP: o que é e como funciona?

Quando você busca o termo “integração ERP” na web, se depara com uma quantidade esmagadora de informações. Cada endereço tem a sua própria definição para o termo e o processo de implementação. Essas diferenças, contudo, reforçam a flexibilidade que torna o ERP uma poderosa ferramenta de negócios.

Essa sigla, que em inglês significa Enterprise Resource Planning, pode ser traduzida para o nosso idioma como Sistema de Gestão Empresarial. Como o nome dele já diz, auxilia no gerenciamento da empresa. Isso ocorre a partir da integração dos dados de todas as áreas do negócio em um só local.

Neste post, você entenderá mais sobre o ERP e o processo de integração. Continue a leitura e descubra como ele funciona.

O que é o sistema ERP?

O nome “sistema de gestão empresarial” transmite muitas informações, entretanto, para entender o funcionamento do ERP, você precisa dar um passo atrás e pensar nos vários processos que são essenciais no dia a dia da sua empresa. Lembre-se da logística da loja, recursos humanos, contabilidade, gerenciamento de clientes e outros mais.

No cenário atual do seu negócio, a plataforma de e-commerce é a responsável por agrupar as principais funcionalidades da loja online. Outro software e planilhas podem cuidar da área financeira e contábil da empresa e os recursos humanos são gerenciados a partir do departamento pessoal.

Apesar de a empresa ser uma única organização, os seus processos acabam sendo desmembrados. Já imaginou se todos eles pudessem ser executados a partir de um sistema completo que integrasse os dados de todos os departamentos? Saiba que isso é possível, com a ajuda do sistema ERP.

A integração de dados e processos em uma única plataforma possibilita que todas as informações fiquem disponíveis no sistema, atendendo a todas as áreas e profissionais — tornando a sua empresa mais ágil e precisa no trato delas. Assim, todos os departamentos passam a trabalhar em parceria, com o foco direcionado para o objetivo do negócio.

Isso também auxilia no processo de expansão da empresa. Quando um departamento é criado ou fica maior, você sente a necessidade de estabelecer uma rotina de processos para que ele seja escalável. Nesse momento, você pode optar por fazer isso em uma planilha ou sistema de gerenciamento empresarial.

A planilha, de certa forma, ajuda de maneira pontual nesse processo de expansão ou consolidação do departamento — principalmente quando a empresa está no começo. Entretanto, com o crescimento do negócio, o sistema ERP surge como a ferramenta necessária para garantir a evolução desejada.

Com o sistema ERP, você explora a máxima potencialidade de crescimento do negócio, adquirindo mais uma vantagem competitiva para buscar o seu espaço no mercado.

Quais são as vantagens desse sistema?

A adoção de um sistema de gestão empresarial possibilita que o seu negócio tenha acesso à automatização de tarefas. Aquelas atividades que seguem um padrão e são repetitivas, por exemplo, podem ser executadas com o auxílio dessa ferramenta — sem intervenção humana, aumentando a confiabilidade dos resultados e a rapidez no processo. Você também obtém uma maior quantidade de relatórios sincronizados.

Em vez de obrigar a sua equipe a manter bancos de dados e planilhas separadas, que terão as informações extraídas para gerar manualmente os relatórios pedidos, existem algumas soluções de ERP que permitem a captura direta deles a partir de um único sistema.

É o que acontece, por exemplo, entre o departamento de vendas e o estoque do e-commerce. Quando um pedido é feito, ele pode ser processado automaticamente pelo sistema para saber se está pago ou não. Mediante pagamento, ele é enviado para o estoque já com a etiqueta do produto e os dados prontos para embalagem e envio.

O departamento de vendas se vê desobrigado a comunicar ao de estoque cada um dos muitos pedidos que são feitos na loja online. Isso agiliza o processo nas duas áreas, que continuam trabalhando em conjunto, mas são mais independentes e ágeis.

Enquanto isso, o setor de vendas pode projetar o volume de pedidos e contar com o auxílio do marketing para manter ou aumentar o ritmo de crescimento. Perceba como os processos acontecem com mais fluidez.

Se a integração for feita com sistemas de Business Intelligence (BI), os dados serão usados no seu planejamento estratégico para obter melhores resultados. O tempo médio de faturamento dos pedidos, a taxa de devoluções e até o índice de satisfação dos clientes possibilitam a tomada de decisões a favor do seu negócio.

O alinhamento das informações é extremamente necessário para que todos os funcionários tenham acesso aos mesmos processos e base de dados, evitando erros e retrabalho — dois problemas que, quando ocorrem, aumentam os custos de operação. A integração de sistemas, portanto, aumenta a confiabilidade e precisão da rotina empresarial.

Perceba como ela desburocratiza processos. Diante da necessidade de uma informação, exceto aquelas que precisam de confidencialidade, um funcionário pode acessar o sistema e extrair os dados sem esperar pelo seu gestor — tudo de maneira rápida, prática e na velocidade que o seu negócio precisa.

Como é feita a integração ERP e qual é o momento certo de fazer?

A integração com o sistema ERP começa a partir do mapeamento de todos os processos que são executados na rotina da sua empresa. Essa é a primeira etapa, onde será necessário listar a quantidade de retrabalho que cada um deles gera e os custos adicionais que podem ser evitados se eles forem perfeitamente cumpridos.

Na segunda etapa, ocorre a instalação do software e parametrização das regras de negócios que cada processo deve cumprir. Os dados são migrados na terceira etapa, armazenando com segurança todo o histórico da sua operação. Por mais simples que o sistema seja, ele precisa de treinamento, que ocorre na quarta etapa.

A quinta etapa é marcada pela integração entre os departamentos, momento no qual os gestores fazem os ajustes necessários para que as ações das suas áreas contribuam com a agilidade e confiabilidade dos processos. Por fim, todos fazem a homologação definitiva para identificar se a solução está completamente integrada às necessidades da empresa.

O momento certo para realizar a integração ERP é justamente aquele que você, como gestor, sente a necessidade de crescer mais e se vê impedido por um conjunto de pequenas ações que dificultam esse processo. Ou seja, perceba se a produtividade do seu negócio já está sendo afetada pela rotina ou não.

No começo de uma operação online, um único profissional pode assumir diversas responsabilidades — o que é normal, dado o tamanho do negócio. Entretanto, quando você perde tempo cadastrando manualmente um alto volume de pedidos e deixa de executar outras tarefas por falta de tempo, é bom refletir sobre a necessidade de adotar o ERP.

O mesmo ocorre quando você se vê diante da necessidade de gastar mais dinheiro na contratação de pessoas que realizarão tarefas manuais. Será que elas não podem ser automatizadas? Considerando o custo Brasil de contratação e demissão, essa é uma quantia que precisa ser poupada.

A integração ERP é necessária para maximizar o potencial de crescimento da sua operação, tornando-a mais ágil, precisa, confiável e lucrativa.

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