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Integração de sistemas: conheça 6 vantagens

Dados gerados pelo negócio, fruto de pesquisa ou de interações com o público, por si só, agregam muito pouco à gestão se não forem utilizados para atender (e gerar) demandas. Basicamente, registros isolados podem ser analisados e aplicados em seus setores separadamente, mas no âmbito geral, é preciso buscar a integração de sistema.

Trata-se de uma ferramenta indispensável para as empresas que buscam crescer e ter um diferencial de mercado. Entre os integradores mais utilizados estão o ERP e o CRM, que permitem, por exemplo, entender o comportamento do consumidor, suas preferências etc. Continue lendo o post e entenda as vantagens da integração para o seu e-commerce.

Como foi a evolução da integração de sistema?

Mauro Nascimento, especialista em Novos Negócios da Wevo, conta que, desde a década de 1950, a integração de sistema é utilizada pelo comércio virtual. Os primeiros computadores e redes empresariais tinham a intenção de aperfeiçoar sistemas de comunicação por meio de aplicações instaladas (On Promise), cujo intuito era integrar ações como o processamento de pedidos no estoque.

Com o tempo, as oportunidades evoluíram assim como as ferramentas de integração. Na década de 70, por exemplo, surgiu a troca eletrônica de dados (Eletronic Data Interchange – EDI), que permitia a transmissão automática de informações entre sistemas de computadores. Os bancos foram os primeiros a utilizarem em suas atividades.

Na década de 90, veio a internet e com ela o auge do comércio eletrônico. A integração, aqui, passou a ter um caráter competitivo, em que os dados são analisados para atender as demandas de consumo, entender processos internos, facilitar a gestão, entre outros pontos.

Quais as vantagens da integração de sistemas?

A integração de sistema é a união de todas as redes organizacionais em uma só, interligando ações e dados em uma única aplicação. ERPs asseguram que os processos sejam automatizados, otimizados e armazenados em ambiente seguro. Os aspectos abordados na integração são:

  • sistemas internos de gerenciamento de estoque, vendas, financeiro etc.;
  • plataformas e meios de pagamento;
  • sistemas de segurança e antifraude;
  • integração de plataformas de redes sociais, blogs e outros que visam aumentar a visibilidade do e-commerce.

Entre as vantagens é possível listar:

1. Gestão inteligente

Mauro destaca que uma das maiores barreiras encontradas pelas organizações de hoje é conectar, sincronizar e relacionar dados estruturados e não estruturados, quando e onde for preciso. Ocorre que são várias as fontes, sejam internas ou externas, o que inclui aplicações in cloud (públicas e privadas).

Com a integração de sistemas, diversos processos são conduzidos de forma automática. Por exemplo, um usuário compra um produto no e-commerce pelo smartphone. Assim que for faturado, o integrador dá baixa no estoque, envia informações para os sistemas fiscais para registro, informa o setor para separar e enviar o produto. Tudo de forma automatizada.

Além disso, os gestores podem monitorar todas essas operações e utilizar as informações como base de análise e estudo. O negócio ganha não só com velocidade, mas também uma visão ampla, permitindo aprender e aperfeiçoar seus processos.

2. Redução de custos

O exemplo anterior mostra que ações simples de compra demandam uma série de outras possivelmente otimizadas. Além disso, é viável ainda reduzir os custos empresariais, uma vez que se cria o ambiente para identificar mecanismos e processos que podem ser automatizados e estreitados.

O que diminui a demanda por mão de obra e também a necessidade de retrabalhos. Com a redução de ações e custos, o negócio pode apresentar preços mais competitivos e investir em recursos humanos, projetos estratégicos ou ações que gerem mais lucro e crescimento.

3. Integração de processos

No State of Knowledge Management foram entrevistados profissionais e gestores de diferentes companhias. Quando questionados a respeito da plataforma de tecnologia para atendimento e clientes, 32% afirmaram que utilizam tecnologias e equipes de gerenciamento totalmente separadas.

Com um sistema de integração, todos os setores conversam entre si. Isso significa que uma só atividade, como a compra feita pelo smartphone, vai desencadear outras, como o informativo ao setor de estoque e assim por diante. Dessa forma, todos os processos são executados sem a necessidade de conferência, transferência ou confirmação de outro setor.

4. Melhoria na performance

Por ter todas as informações reunidas em uma só interface, é possível que todos os colaboradores e gestores saibam da situação relacionada à sua função rapidamente. Não há necessidade de procedimentos adicionais ou mesmo a aprovação de um superior para dar seguimento a um processo, por exemplo.

Isso por si só já melhora a performance dos envolvidos, principalmente quando alinhada à identificação de gargalos que podem comprometer as atividades. Além disso, os dados levantados permitem identificar ações que podem ser melhoradas.

5. Personalização

Cada empresa possui suas especificidades e adota parâmetros internos, orientados para se adequarem aos seus procedimentos operacionais. A integração é conduzida conforme as necessidades da empresa, que tem a possibilidade de integrar o ERP em módulos. Assim, ela pode priorizar os setores mais importantes e aqueles que precisam de mais atenção.

6. Métricas para a tomada de decisões

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define,”, a frase de William Edwards Deming é citada por Mauro para expor a importância de acompanhar as métricas do negócio. A partir delas, é possível definir quais áreas precisam de mais esforços e investimentos, quais custos podem ser reduzidos, sem afetar a qualidade dos serviços prestados, quais falhas e oportunidades podem ser percebidas e quais os principais problemas da empresa.

Soluções integradas oferecem dashboards para que os gestores possam montar painéis de controle de suas métricas de acordo com suas demandas. Os painéis permitem avaliar o andamento dos setores, atividades e processos conduzidos, além de gerar relatórios gerenciais precisos, capazes de auxiliar na tomada de decisões assertivas.

Vale ressaltar que a integração de sistema será mais eficiente quando há objetivos bem definidos. É importante determinar as métricas mais interessantes para as operações, conforme as metas e o planejamento institucional. Dessa forma, é possível aprimorar o empreendimento como um todo.

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Mauro Nascimento,
Novos Negócios Wevo.

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