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Implementação de sistemas: qual a importância do onboarding?

Você sabe o que é onboarding e qual a sua importância para a implementação de sistemas? E mais: que esse processo pode ser de fundamental contribuição para a integração das suas soluções de negócio?

Você é um gestor de e-commerce e quer saber como implementar diferentes sistemas em sua operação sem ter de depender de procedimentos manuais para atualizar as informações entre eles? Então, independentemente do seu nível de conhecimento sobre o tema, a leitura deste conteúdo pode ajudá-lo.

Afinal, a não integração ou a implementação mal feita de sistemas pode prejudicar o negócio em diversas frentes. O desencontro dos dados e a dificuldade para tomar decisões rápidas são apenas alguns dos exemplos.

Apresentamos, a seguir, alguns dos principais pontos no que se refere à importância do onboarding para a implementação de sistemas. Aproveite!

O que é onboarding e qual a sua importância na implementação de sistemas?

Ao pesquisar por onboarding, é provável que você encontre variações no conceito. Isso porque sua aplicação mais conhecida corresponde à contratação e à inserção de novos colaboradores na cultura da empresa: normalmente, os softwares de onboarding são desenvolvidos para uso do setor de recursos humanos (RH).

No entanto, em se tratando da implementação de sistemas, ele se refere ao onboarding para clientes. Ele pode ser descrito, resumidamente, como um processo em que o caminho de compra de um produto ou serviço é guiado desde o início da interação entre o cliente e o sistema da organização.

Sua importância consiste no fato de que é por meio desse processo que os fornecedores encontram os possíveis obstáculos nessa interação. A partir disso, procuram eliminá-los de modo a fazer que a implantação dos sistemas traga o melhor resultado que se pode esperar.

Como ele funciona na implementação de sistemas?

Para que você entenda o funcionamento do onboarding na implementação de sistemas, mostraremos nosso próprio modelo. Aqui na Wevo, dividimos esse processo em três áreas principais: equipe comercial, equipe de onboarding e equipe de sucesso do cliente (customer success – CS).

A equipe comercial atua para vender nosso produto, uma plataforma inteligente no formato software como serviço (Software as a Service – SaaS) para a integração de sistemas. Quando a venda é efetuada, a demanda vai para a equipe de onboarding, que é responsável por implementá-la no cliente. Sua função elementar está na identificação:

  • dos pontos focais pelos quais nossa equipe vai conversar;
  • de qual o melhor meio de comunicação;
  • de qual o escopo do cliente;
  • do que ele precisa;
  • de quais são suas dificuldades.

É isso que permite criar uma solução de verdadeiro valor para o negócio. Embora tenhamos produtos específicos, procuramos entender qual é o cenário do cliente e qual a melhor maneira de implementá-los nessa realidade.

Para que possamos realmente compreender seu contexto, nossa equipe de onboarding faz reuniões para identificar todos esses aspectos. Utilizamos uma metodologia que contém diferentes fases:

  • iniciação: etapa em que são identificados e alinhados os pontos-chave;
  • imersão: reuniões para entender as dificuldades do cliente e desenhar a melhor solução possível para ele;
  • configuração: fase em que é possível começar a configurar o ambiente e desenvolver o que for necessário para atendê-lo.

A principal fase é a de imersão. Afinal, é nela que a equipe da Wevo entende quais são os problemas do cliente, seus processos e o que ele necessita em relação à integração de sistemas.

O aspecto de maior dificuldade no onboarding é fazer que o cliente entenda que esse processo não depende só de nós. Na verdade, depende muito da sua própria atuação, até porque é ele que tem o real conhecimento acerca do negócio.

Então, ainda na etapa de imersão, podem ser feitos testes para validar a solução. Uma vez validada, quem assume a demanda é a equipe de CS, responsável por dar suporte às operações do cliente: aqui se encerra o onboarding.

Quais são os efeitos positivos dessa prática para um e-commerce?

Contratar um fornecedor que tenha um onboarding organizado e com procedimentos bem definidos é muito útil para a implementação de sistemas. Como cliente, é possível ser beneficiado de inúmeras formas, já que há um plano de trajetória somado a uma orientação de qualidade a seguir.

Isso ocorre porque, desse modo, tem-se a segurança de que se vai receber uma solução que esteja de acordo com as necessidades apontadas. Afinal, existe a preocupação de compreender quais são as necessidades do cliente e criar algo personalizado para atendê-las.

Na Wevo, vendemos uma plataforma de integração pré-pronta, que pode ser personalizada de acordo com as especificidades de cada e-commerce. E é justamente isso que agrega mais valor.

Tenha em mente que, quando não passa pelo estágio de onboarding, é a empresa que tem de se adaptar ao software. Porém, ao contratar uma solução adequada, ocorre o oposto: é ela que se ajusta ao empreendimento.

Por que o onboarding é essencial para promover a integração?

Plataforma de e-commerce, sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP), de relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM), de administração de estoque (Warehouse Management System – WMS), de inteligência de negócios (BI), bem como softwares de marketing e de gestão financeira e marketplaces (e muito mais) fazem parte do dia a dia de boa parte das lojas virtuais.

A falta de integração entre os sistemas ou a ineficiência das integrações, entretanto, resulta em uma série de adversidades. Ao adotar a plataforma de integração fornecida por uma empresa que aplica o onboarding, por outro lado, o negócio passa a funcionar de forma integrada e totalmente sincronizada.

Além disso, é possível analisar o desempenho das integrações em tempo real. Então, se a ideia é evitar os contratemos e os prejuízos associados à não conformidade entre os softwares usados no empreendimento, vale a pena dar valor ao onboarding na implementação de sistemas.

Gostou de entender melhor esse tema? Quer saber mais sobre o assunto e deseja conhecer nossa plataforma de integração? Entre em contato conosco e fale com a nossa equipe: estamos prontos para atendê-lo e tirar todas as suas dúvidas!

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